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Concurso UTrivia 2017
Factor Organización, administración y gestión

Factor Organización, administración y gestión

Ícono de una persona con cabeza de engranaje simulando proceso de pensamiento

Una institución de alta calidad debe tener una estructura administrativa y procesos de gestión al servicio de sus funciones sustantivas. La administración no debe verse en sí misma, sino en función del Proyecto Educativo Institucional.

1. Administración y gestión

La organización, administración y gestión de la Institución están orientadas al servicio de las necesidades de la docencia, de la investigación y de la extensión o proyección social definidas por ella, según su naturaleza. Así mismo, la institución desarrolla políticas de estímulo, promoción y cualificación de sus funcionarios.

La administración y la gestión se adscriben, en la Institución, al macroproceso Administrativo y Financiero,

el cual tiene como política responder a los desafíos presentes y futuros de la Universidad para el logro de su Misión; la articulación de los subsistemas universitarios desde la planeación y ejecución de los planes estratégicos y de desarrollo institucionales; la administración con responsabilidad social, finanzas sanas, eficiencia e innovación en los procesos; y autorregulación del sistema a través de mecanismos de control.

Aspectos a evaluar

Aplicación de políticas administrativas al desarrollo de la docencia, la investigación y la extensión o proyección social.
Aplicación de políticas de estímulos y promoción del personal administrativo.
Existencia de mecanismos que permitan conocer y satisfacer las necesidades académicas y administrativas de las distintas unidades en la institución.
Programas de capacitación que redunden en la cualificación del desempeño de sus funcionarios.
Estructura organizacional y criterios de definición de funciones y de asignación de responsabilidades, acordes con la naturaleza, tamaño y complejidad de la Institución.
Coherencia de la estructura y función de la administración con la naturaleza y complejidad de sus procesos académicos.
Incorporación de sistemas de información y de gestión documental que permitan la regulación de los procesos documentales propios de la historia académica de los estudiantes e historia laboral y académica de los profesores, así como la memoria de la gestión administrativa.

2. Procesos de comunicación

La UPB mantiene procesos y mecanismos de comunicación eficientes, actualizados, con alta cobertura y transparencia que promuevan y garanticen el derecho de acceso a la información. Sus sistemas de registro, consulta y archivo de información se desarrollan con alto nivel de sistematicidad.

La comunicación organizacional o interna tiene como objetivo general dinamizar los procesos de comunicación con los públicos internos; trabajar por el mejoramiento continuo de los procesos y del clima organizacional; y contar con un grupo humano solidario, motivado y comprometido con los objetivos de la Universidad y su Proyecto Institucional.

Y como específicos:

Informar oportuna y permanentemente, desde la alta dirección, las decisiones, proyectos, programas de orden institucional (académico, laboral y administrativo).
Incrementar y fortalecer la visibilidad de la Universidad.
Planear y ejecutar actividades de integración y participación para los diferentes públicos.
Fomentar el sentido de identidad y pertenencia.

Aspectos a evaluar

Existencia y utilización de sistemas de información integrados y mecanismos eficaces que faciliten la comunicación interna y externa de la institución.
Existencia de instrumentos archivísticos que faciliten la adecuada organización, consulta, disposición y preservación de la información académica y administrativa en todo su ciclo vital.
Existencia y efectividad de la página web institucional, debidamente actualizada para mantener informados a los usuarios sobre los temas de interés institucional y facilitar la comunicación académica y administrativa.
Apreciación de directivos, profesores, estudiantes y personal administrativo sobre la eficacia de los sistemas de información y de los mecanismos de comunicación institucionales.
Existencia de un sistema eficiente de consulta, registro y archivo de la información académica de los estudiantes y los profesores.
Tecnología eficiente para garantizar una adecuada conectividad a los miembros de la comunidad académica.
Existencia de una página web institucional con información detallada y actualizada sobre los planes de estudio y sobre los profesores, incluyendo su formación y trayectoria.
Mecanismos de comunicación para facilitar que la población estudiantil tenga acceso a la información.

3. Capacidad de gestión

La Institución cuenta con liderazgo legítimo en la gestión, cuyas orientaciones están claramente definidas, son conocidas por los distintos estamentos y contribuyen efectivamente a la estabilidad administrativa de la institución y a la continuidad de sus políticas.

Aspectos a evaluar

Liderazgo, integridad e idoneidad de los responsables de la dirección de la institución y sus dependencias.
Procesos administrativos debidamente certificados de acuerdo con normas de gestión de calidad.
Coherencia de las actuaciones de los responsables de la institución y sus dependencias con los compromisos derivados de la misión y del Proyecto Educativo institucional.
Estructura organizacional y administrativa que permite la estabilidad institucional y la continuidad de políticas, dentro de criterios académicos.
Respeto a los reglamentos en la provisión de cargos directivos.
Eficiencia del sistema de atención al ciudadano.
Procesos académicos y administrativos evidenciados en información técnicamente organizada en la dependencia de archivo institucional o la que haga sus veces, con base en las normas de archivo vigentes.
Transparencia en la designación de responsabilidades y funciones y en los procedimientos que deben seguirse dentro de la institución.