10 consejos sobre cómo redactar un correo electrónico y no fallar en el intento

Redactar un correo electrónico no debería ser algo muy complejo, sin embargo, con la cantidad de información que enviamos y recibimos cada día, es importante tener en cuenta algunos consejos para que nuestros correos destaquen y podamos llegar a los remitentes de acuerdo con los objetivos y necesidades que tengamos. 

El punto es empezar por definir qué es lo que queremos conseguir: que el remitente se suscriba a un blog, que haga una compra, dar a conocer productos o servicios. Una vez esto está claro, es más sencillo ponerse en la tarea de redactar y elegir las palabras, las imágenes, el llamado a la acción, entre otros elementos que permitirán ganar credibilidad, conectar con el público y lograr el objetivo principal.

Por el contrario, si los correos son planos, no tienen una intención clara ni un llamado a la acción o son demasiado frecuentes, pueden resultar molestos y confusos para quien los recibe, ocasionando que las personas pierdan su interés en nuestro contenido, dejen de abrir los correos, cancelen su suscripción a los canales, entre otras acciones que nos resultarían perjudiciales. 

 

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Aquí puedes encontrar algunos consejos para redactar tus correos y no fallar en el intento: 

1. El asunto debe ser llamativo y debe llevar la información principal, haz que tu remitente sienta curiosidad por lo que hay en el cuerpo del correo. 
2. Siempre saluda al destinatario, así siente que le estás hablando directamente y no que es parte de una lista de envíos. 
3. No utilices mayúsculas sostenidas, esto se puede leer como un llamado de atención o con un tono “agresivo” de tu parte. 
4. Plantea un solo objetivo por correo y sé claro, de esta manera el remitente no tendrá que descifrar qué es lo que esperas de él. 
5. Utiliza un llamado a la acción, puedes incluir un enlace o un botón para darle más atención a eso que quieres lograr. 
6. La redacción y el diseño del correo deben ser sencillos: párrafos cortos, palabras clave destacadas con negrita o subrayadas, utilizar viñetas, entre otros. 

Estudia Comunicación Social - Periodismo en la UPB.

 

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Otro factor fundamental a tener en cuenta antes de redactar un correo es el destinatario, ¿es para un amigo, familiar, o es un correo aplicando a un trabajo, algo que requiera más formalidad? De esto dependerá la flexibilidad a la hora de escribir, el uso de imágenes, emojis y signos de exclamación. 

Y aunque no hay fórmulas secretas para escribir un correo, tener clara cuál debe ser su estructura y hasta crear una plantilla, ayudará a que la redacción sea algo sencillo y rápido de hacer.  

Aquí te dejamos la estructura básica de un correo, para que la próxima vez que necesites enviar uno puedas hacerlo con más facilidad y optimizar tu tiempo: 

1. Encabezado, es donde está la información del destinatario, el remitente, la fecha y el asunto del correo. 
2. Cuerpo, es la parte en la que está el contenido del correo, puede incluir imágenes, enlaces, texto y otros elementos. 
3. Firma o pie de página, allí se incluye información de quien envía el correo, como su nombre, teléfono de contacto, cargo, empresa, entre otros. 
4. Archivos adjuntos, pueden ser fotos, documentos y archivos que se quieran compartir. 

Otra buena práctica que puedes implementar es hacerte algunas de estas preguntas antes de darle clic al botón de “enviar”, de esta manera te asegurarás de que todo esté en orden: 

• ¿Lo estoy enviando desde la cuenta que es? 
• ¿Escribí bien los correos y los nombres de las personas a las que les debe llegar la información? 
• ¿Si adjunté el archivo? 
• ¿El llamado a la acción que utilicé es claro? 
• ¿Funcionan los enlaces que agregué en el texto? 

 

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Cabe resaltar que la búsqueda de hacer todo más fácil ha llevado a los desarrolladores y a quienes piensan en la experiencia del usuario, a crear funciones como la de autocompletar texto de algunos aplicativos que te sugiere qué escribir a medida que avanzas en el cuerpo del correo. 

Sin embargo, también existe contenido malicioso – desde virus que dañan equipos hasta enlaces que roban información – que se distribuye vía email. Por eso hablamos con Daniel Felipe Genta, Coordinador de Seguridad Informática Multicampus de la UPB, quien nos dio algunas pautas para identificar un correo seguro y evitar caer en estas “trampas”: 

1. En la actualidad la mayoría de las plataformas de correo electrónico cuentan con mecanismos para identificar posibles suplantaciones de identidad. Presta atención a advertencias, mensajes, alertas o cualquier elemento que parezca fuera de lo normal. 
2. Hay correos que son atractivos, pueden presentar un premio, una invitación, una cita o hasta una oferta laboral, sin embargo, son fraudulentos. Duda de todo, y utiliza tu sentido común para no darle chance a las personas mal intencionadas que están detrás de ellos. 
3. Las empresas y organizaciones no usan correos gratuitos como Gmail, Hotmail o Yahoo! para comunicarse con sus clientes y colaboradores, normalmente utilizan un dominio asociado a su organización. Valida que el contenido sea coherente con el dominio de la empresa. 
4. Una buena cantidad de mensajes fraudulentos tienen errores de ortografía y redacción. Tómate el tiempo para verificar que todo esté bien escrito. 
5. Si en un correo te piden algo de manera urgente, inmediatamente o tan pronto como sea posible, haz una pausa y contacta a la empresa o remitente por otro medio para verificar la autenticidad del correo. 
6. Si te llega un correo de alguien desconocido o de una base de datos en la que nunca te suscribiste, abstente de acceder a enlaces o descargar archivos adjuntos. 

Ahora sí, teniendo a la mano toda esta información, puedes sentirte seguro a la hora de redactar un correo y también con los que recibes en tu bandeja de entrada, recuerda, además, que no deberías recibir correos sin haber autorizado el uso de tus datos y que puedes cancelar tu suscripción de las listas que se vuelven molestas o que hayan perdido relevancia para ti.